Правила резервирования залов

Обратите внимание! Текст данных правил адаптирован для просмотра через браузер и немного отличается от исходного текста правил утверждённых приказом.

  1. Для резервирования залов, представленных в Таблице № 1 к данным правилам, необходимо предоставить работнику ОСУМ УИТ находящему в помещение 3202 (конференц-зал ректората) служебную записку (см. образец).
  2. В служебной записке необходимо указать:
    • Полную дату и время проведения мероприятия с учётом необходимого времени на подготовку и завершение мероприятия (как минимум 30 минут до фактического начала и окончания мероприятия).
    • Весь перечень техники (или её отсутствие), которая будет задействована на мероприятии.
    • Руководителя проведения мероприятия – ответственного за пожарную безопасность (ПБ) и соблюдение техники безопасности (ТБ) на проводимом мероприятии (рабочий телефон, мобильный телефон, адрес электронной почты), согласно действующей инструкцией «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий с массовым пребыванием людей».
  3. В случае резервирования зала для мероприятия, в котором будет задействовано более 50 человек, необходимо к служебной записке о резервировании зала дополнительно оформить распоряжение первого проректора (см. образец).
  4. В случае резервирования зала на выходные и праздничные дни необходимо к служебной записке на резервирование зала дополнительно получить разрешение на проведение мероприятия у проректора и оформить распоряжение первого проректора (см. образец).
  5. Для случаев, перечисленных в п.3 и п.4, с целью заблаговременного резервирования залов служебную записку необходимо предоставлять, до оформления Приказа или распоряжения, в котором фигурирует требование резервирования залов.
  6. В случае резервирования одного из залов столовой необходимо на служебной записке о резервировании зала дополнительно получить визу у проректора по АХР.
  7. В случае резервирования зала «Учебный театр» необходимо на служебной записке о резервировании зала дополнительно получить разрешение у проректора по работе со студентами и социальным вопросам.
  8. В случае отмены, переноса мероприятия или изменения технических требований к технике, задействованной на мероприятии, необходимо предоставить дополнительную служебную записку, содержащую Изменения.
  9. В случае если зал занят, резервирование возможно в следующих случаях:
    • В ОСУМ УИТ предоставлено письменное подтверждение, за подписью руководителя структурного подразделения, зарезервировавшего зал ранее, о том, что он не возражает против переноса его мероприятия на другое свободное время.
    • В ОСУМ УИТ предоставлено письменное указание ректора или первого проректора университета об отмене или переносе мероприятия, из-за которого невозможно зарезервировать зал на желаемое время.
  10. Факт резервирования зала подтверждает виза начальника УИТ или начальника ОСУМ УИТ на служебной записке и наличие соответствующей записи в расписании.
  11. Оригинал служебной записки со всеми подписями хранится в помещении 3202 сотрудниками ОСУМ УИТ.

Формы и документы



Если у Вас возникают вопросы при оформлении документов, вы можете задать их сотруднику ОСУМ УИТ отвечающему за приём заявок на резервирование залов университета.

Наименование залов университета Таблица № 1

Полное наименование № помещения Аббревиатура Подразделение/должностное лицо
1Конференц-зал ректората3202КЗРОСУМ УИТ
2Актовый зал 3 корпуса3314АЗ3КОСУМ УИТ
3Зал видеоконференций 5 корпуса5236ЗВК5КОСУМ УИТ
4Зал столовой 5 этаж5507ЗС5ЭПроректор по АХР
5Зал столовой 3 этаж5309-1ЗС3ЭПроректор по АХР
6Учебный театр3501УТЦКВР